최근 업무 문화 개선을 위해 애자일, TF, 스프린트, 신규 업무 시스템 도입 등 새로운 업무 방식을 시도하는 사례가 많아지고 있는데요. 문제는 벤치마킹 대상이었던 글로벌 기업처럼 눈에 띈 성과를 얻은 기업 사례는 극소수입니다. 무엇이 문제일까요?

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당연한 이야기지만 문제점과 맞닿지 않은 해결안은 쓸모가 없습니다. 아무리 좋은 시스템을 도입해도, 다른 기업의 성공 사례가 다양한 방법이라도 결코 좋은 방법일 수 없습니다. 때문에 어떤 시스템을 도입할지, 어떤 해결안을 실행할지보다 우리 조직의 문제점이 무엇인지 정확히 확인해야 합니다. 이는 성공적인 디지털트랜스포메이션 시작점과도 동일합니다.

콜라비팀에서는 다양한 기업과 디지털트랜스포메이션에 대해 대화하고 프로세스 개선 컨설팅을 시도하면서 3가지 공통적인 문제를 정의했습니다. 첫 번째는 ‘말’이 기반된 업무 프로세스 문제입니다. 업무 지시, 업무 상황 확인, 업무 요청 등 대부분의 업무를 구두나 메신저로 진행하는 점에서 비롯된 문제입니다. 언뜻 간편하고 효율적이라 느껴질 수 있지만 가장 최악의 프로세스입니다. 상대방 업무를 방해할 위험이 높고 쉽게 휘발되어 재차 확인을 요청하는 경우가 다수 발생합니다. 뿐만 아니라 업무 누락 문제도 자주 발생하게 되는 요인입니다. 이 외에도 인수인계 문제, 프로젝트 지연 등 많은 문제를 일으킵니다.

이어서 두 번째는 업무 비가시성 문제입니다. 업무 흐름과 상황을 구두로만 공유하거나 결과물만 공유하는 데서 비롯된 문제인데요. 서로의 상황을 투명하게 공유하지 못해 협업이 더뎌집니다. 상대방이 얼마나 어떻게 일하고 있는지 알 수 없어 신뢰도 무너집니다. 이로 인해 다시 ‘말’이 업무 과정을 채우게 됩니다. 말을 통해 업무를 지시하고 확인하고 공유합니다. 다시 첫 번째 문제로 돌아가 누락을 발생시키고 서로의 업무를 방해하는 등 여러가지 문제를 초래하죠.

세 번째는 불필요한 결재 프로세스입니다. 결재는 업무의 책임을 명확히 하는 중요한 창치입니다. 그러나 기본적인 업무 요청도 결재 프로세스를 거치게 되면 일주일만에 끝날 일이 한 달이 넘게 걸립니다. 사소한 업무도 “결재로 올려주세요. 팀장님 승인 후에 요청주세요.”라는 말로 업무 진행이 막힐 때가 많습니다. 책임을 명확히 해야하는 업무와 그렇지 않은 업무를 구분해 결재 프로세스를 적용할 필요가 있습니다.

3가지 공통적인 문제를 제외하고도, 우리회사 프로세스의 문제점은 우리회사만 알 수 있습니다. 명확한 문제 정의 뒤에 해결 방안을 결정해야 합니다.

디지털트랜스포메이션을 위한 프로세스 개선 측면에서 검토하는 서비스는 메신저, 그룹웨어, 협업툴 등 다양한 종류가 있지만 3가지 문제가 완벽히 해결되는지가 관건입니다. 그 외 우리 기업의 문제점 해결 여부를 기준으로 선택이 필요합니다. 도입 후 개선된 프로세스가 어떻게 되는지도 명확히 그려볼 수 있어야 합니다. 막연히 적정 부분을 개선해준다는 기대로 도입하면 문제 위에 기술을 덧붙인 결과를 초래합니다.

예를 들어, 메신저를 검토중이라면 앞서 설명한 3가지 문제를 더욱 극대화할 수 있습니다. 메신저는 프로세스 문제의 원인인 ‘말’을 통한 업무 프로세스를 해결하지 못하기 때문입니다. 반면 원페이지 협업툴은 2가지 문제를 기본적으로 해결합니다. 공동의 공간에서 협업하며 업무 가시성이 확보되기 때문입니다. 질문이 사라지고 업무 상황을 즉시 파악하며 피드백을 주고 받을 수 있습니다. 종류에 따라 세번째 문제도 해결합니다. 협업툴 콜라비의 경우 공동의 협업공간이 있어 업무를 자유롭게 주고 받으면서 사일로를 해결해 불필요한 결재 절차를 줄입니다.

결론적으로 업무 방식의 디지털트랜스포메이션은 좋은 디지털 서비스를 찾는 것이 중요한게 아닙니다. 명확한 문제 정의, 기대 효과 예측이 필요합니다. 이 두가지는 기술만 덧붙이는 디지털트랜스포메이션 늪에서 벗어나기 위한 중요한 방법입니다. 여러가지 방법을 시도했지만 일하는 방식의 큰 변화가 나타고 있지 않다면 두 가지 기준으로 방안을 재검토해보면 어떨까요?

원문 : 디지털트랜스포메이션을 준비하는 조직이 알아야 할 업무 프로세스 문제 3가지

저자소개 : 백아리 콜라비팀 Growth Marketing Manager / ‘시간을 돌려준다’는 비전 아래 모인 콜라비팀에서 일하고 있습니다. 딥워크를 바탕으로 생산성 향상을 위해 고민한 내용을 블로그에 연재 중입니다.

글: 외부기고(contribution@platum.com)

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