한국후지제록스, 미래에셋생명에 '통합인쇄문서관리센터(TDC)' 구축 및 운영

한국후지제록스가 미래에셋생명에 설치한 통합인쇄문서관리센터.

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한국후지제록스는 서울 국제금융로에 있는 미래에셋생명에 '통합인쇄문서관리센터(TDC)'를 구축하고 운영을 시작했다고 18일 밝혔다.

미래에셋생명 통합인쇄문서관리센터는 사내에서 제작되는 마케팅 홍보물, 제안서 및 교육자료 등 다양한 인쇄물의 생성부터 보관, 폐기까지 모든 문서 관련 업무를 통합관리한다. 한국후지제록스는 이번 프로젝트를 위해 지난 6개월간 미래에셋생명의 문서 환경 및 업무 프로세스에 대한 분석과 컨설팅을 진행했다.

■"문서 생산 및 관리 업무 대폭 줄여"
통합인쇄문서관리센터로 문서생산과 관리 업무가 대폭 줄었다. 기존에 각 부서별로 실시하던 인쇄물 제작, 관리 업무는 일원화했다. 또한 웹 주문 시스템을 개선해 직원들도 언제든지 편리하게 문서 제작을 요청할 수 있게 됐다.

특히 웹 주문 페이지에선 인쇄물 별 주문 이력, 주문량, 폐기량 등 과거 데이터를 케 해 과다 주문을 예방하고 낭비를 줄였다. 더불어 문서고 시스템을 개선, 센터 문서 이관 담당자를 투입해 문서 저장 시스템을 통합 관리한다. 또한, 새로 도입한 문서고 관리 시스템을 활용하면 문서의 입·출고 히스토리 및 문서 보존 연한 등도 파악할 수 있다. 이를 통해 미래에셋생명은 연간 인쇄 문서관리 관련 총비용을 약 20% 절감할 것으로 예상한다.

■"문서관리비용 약 20% 절감 예상"
통합인쇄문서관리센터에는 인쇄 전문가, 편집 디자이너 등 총 5명의 전문가가 상주한다. 이들은 제안서, 초청장, 보험 약관, 상품 안내서 등 모든 인쇄물 관련 상담 및 제작, 발주, 재고 관리 등의 서비스를 제공한다.

아울러, 디자인 헬프데스크 운영 및 내부 전문가 투입을 통해 비핵심 업무를 줄이고 디자인, 교정, 승인 업무 등 직원들의 요구에 즉각적으로 대응할 수 있도록 워크플로우를 개선했다. 이에 따라 연간 약 77% 내부 인력 투입 시간 제거 효과 및 약 81% 상당의 투입 비용 절감 효과를 기대하고 있다.

미래에셋생명 관계자는 "통합인쇄문서관리센터는 미래에셋생명 직원들의 업무 생산성과 효율성을 향상시키기 위한 혁신의 출발점"이라며 "이를 통해 최근 주요 화두인 워크 다이어트(Work Diet)를 실현하고 모든 임직원들이 핵심업무에 집중할 수 있는 근무 환경을 조성할 수 있을 것으로 기대한다"고 말했다.

김현곤 한국후지제록스 사업본부장은 "이번 문서관리 혁신 프로젝트의 핵심은 효율적 문서관리 시스템을 구축해 고객의 비즈니스 성장을 돕는 것"이라며 "통합인쇄문서관리센터를 통해 미래에셋생명의 업무 프로세스와 환경 개선을 위한 노력을 지속적으로 펼쳐 나가겠다"고 말했다. 한편, 한국후지제록스는 AIA생명, 신한금융투자, 연세대 등 다양한 산업군의 조직에서 통합커뮤니케이션센터를 구축했다.

ksh@fnnews.com 김성환 기자

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