이들 신기능을 보면 파일이나 폴더를 공유하는 작업이 더 간단해진 것처럼 보이지만 실제로는 꼭 그렇지 않다. 특히 파일과 폴더에 접근할 수 있는 사용자를 정하거나 파일의 위치가 바뀔 경우 그렇다. 업체는 다양한 공유 요건을 모두 충족하기 위해 원드라이브의 근본부터 수정했다고 설명했다.
새로운 원드라이브 사용자 제어
마이크로소프트는 원드라이브 웹 페이지 내에서 오른쪽 클릭으로 원하는 사람과 공유하는 기능을 이미 지원하고 있다. 여기서 편집 권한을 부여하거나 암호를 설정할 수 있다. 마이크로소프트가 이달 말에 새로 추가할 기능은 '가족 및 그룹 공유'라고 부르는 것이다. 마이크로소프트는 각 폴더와 파일의 권한을 설정하는 것을 소모적인 작업이라고 생각했던 것으로 보인다. 가족 그룹이나 친구 그룹을 미리 정할 수 있도록 해 이런 과정을 줄인다는 구상이다. |
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마이크로소프트의 새 사용자 제어 기능은 마치 텍스트나 메시징, 소셜 미디어를 이용해 사진과 비디오가 공유되지 않던 시대를 떠올리게 한다. 게다가 이 기능을 마이크로소프트 생태계 내에서 일괄적으로 사용할 수 있는 것도 아니다. 일단 원드라이브 모바일 앱과 싱크 클라이언트, 맥에 먼저 적용되고 워드와 엑셀, 파워포인트에 대한 지원은 연말까지 마무리될 예정이다. 마이크로소프트는 업로드할 수 있는 파일 크기를 20GB에서 100GB로 늘리고, 웹용 원드라이브에 다크모드도 추가한다고 밝혔다.
공유 문서의 로컬 복사본 생성 가능
그동안 기업용 원드라이브는 사내에서 협업을 위해 문서를 공유하는 것과, 경쟁 관계의 기업에 자료가 공유되는 것을 막는 것 사이에서 줄타기해 왔다. |
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이번에 새로 추가되는 '원드라이브에 추가' 기능은 이 선을 넘는다. 마이크로소프트의 원드라이브용 새 사용자 제어 기능과 마찬가지로, '원드라이브에 추가' 기능은 기존 기능을 활용해 더 확장했다. 웹용 원드라이브를 보면 다른 이가 사용자와 공유한 파일을 '나에게 공유한 항목'에서 확인할 수 있다. 이는 윈도우용 오피스 앱에서도 마찬가지다. 새로운 '원드라이브에 추가' 기능을 이용하면 파일을 '나에게 공유한 항목'으로 가져와 사용자의 원드라이브 파일 리스트 내에서 바로가기를 만들 수 있다. 파일 자체에는 아무런 변화가 없지만, 사용 권한만 바뀌는 것이다.
사용 권한은 파일이 기업 내에서 업데이트되면서 이동할 때 더 중요하다. 예를 들어 기획 문서가 있다고 하면 처음에는 소규모 업무 그룹의 직원에 공유되지만 결국은 법무팀이나 경영진이 검토하는 문서에 포함될 가능성이 있다. 이처럼 한 그룹의 참여자가 만든 원드라이브 폴더에서 다른 그룹의 참여자가 관리하는 폴더로 옮겨질 때, 이 파일의 사용 권한은 자동으로 재설정되고 두 그룹 모두 파일에 접근할 수 있게 된다. 필요하면 원드라이브에서 새로운 파일 링크를 만들 수 있다. 단, 이렇게 하면 파일을 추적, 관리하는 과정이 다소 번거로울 수 있다.
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마이크로소프트는 원드라이브 파일 공유 및 접근 제어 기능을 팀즈로 확장하는 작업도 진행 중이다. 다른 앱을 실행하지 않고도 파일과 사용 권한을 설정할 수 있게 된다. 또한, 사용자가 새로운 파일에 대한 알림을 끌 수 있도록 해 업무 중 집중력을 방해하는 부분을 최소화할 예정이다. 파일을 실제 파일명이 아니라 URL로 공유하는 기능도 추가할 계획이다. editor@itworld.co.kr
Mark Hachman editor@itworld.co.kr
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